Datenschutzerklärung

Zur Entgegennahme und Vorbearbeitung eingehender Telefonanrufe setzen wir einen KI-gestützten Telefonassistenten ein. Zu Beginn des Gesprächs werden Anrufende darauf hingewiesen, dass sie mit einem automatisierten KI-System kommunizieren.

Der Telefonassistent kann insbesondere:

• das Anliegen des Anrufenden aufnehmen,
• Namen und Kontaktdaten erfassen,
• allgemeine Fragen zu unserem Unternehmen und unseren Leistungen beantworten,
• Rückruf- und Terminwünsche entgegennehmen,
• Kunden-, Auftrags- und Projektdaten zuordnen,
• Gesprächsinhalte zusammenfassen und
• die Anfrage an den zuständigen Mitarbeiter weiterleiten.

Der Telefonassistent erstellt keine verbindlichen Angebote, gibt keine verbindlichen technischen oder rechtlichen Erklärungen ab und schließt keine Verträge. Verbindliche Entscheidungen werden ausschließlich durch Mitarbeiter der GS Elektrotechnik GmbH getroffen.

Abhängig vom Inhalt des Gesprächs können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Rufnummer und gegebenenfalls Anruferkennung,
• Name, Anschrift, E-Mail-Adresse und weitere Kontaktdaten,
• Datum, Uhrzeit und Dauer des Anrufs,
• Inhalt des Gesprächs,
• Kunden-, Angebots-, Auftrags- und Projektdaten,
• Objekt- und Baustellenanschriften,
• Termin- und Rückrufwünsche,
• automatisiert erstellte Gesprächstranskripte und Zusammenfassungen,
• Angaben zur Einordnung und Weiterleitung des Anliegens sowie
• technische Verbindungs-, Protokoll- und Fehlerdaten.

Die gesprochenen Inhalte werden während des Gesprächs technisch übertragen und automatisiert verarbeitet. Hierzu kann insbesondere eine Umwandlung von Sprache in Text sowie die automatisierte Erzeugung einer Antwort erfolgen.

Bitte teilen Sie dem Telefonassistenten keine Passwörter, Zugangsdaten, Zahlungsinformationen oder sonstigen besonders vertraulichen Informationen mit.

Eine dauerhafte Speicherung des Gesprächs als Tonaufnahme findet nicht statt. Die Audiodaten werden lediglich für die Dauer des Gesprächs verarbeitet, soweit dies für die Spracherkennung und die Erzeugung der Antworten technisch erforderlich ist.

Der Gesprächsinhalt kann automatisiert in Text umgewandelt und in Form eines Transkripts oder einer Zusammenfassung gespeichert werden. Diese Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung und Dokumentation des jeweiligen Anliegens verwendet.

Die Verarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken:

• Verbesserung unserer telefonischen Erreichbarkeit,
• Entgegennahme und Bearbeitung von Kunden- und Interessentenanfragen,
• Vorbereitung und Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen,
• Bearbeitung bestehender Vertrags- und Kundenbeziehungen,
• Vereinbarung und Koordination von Terminen und Rückrufen,
• Zuordnung von Anfragen zu Mitarbeitern, Projekten oder Aufträgen,
• Dokumentation des Anliegens und des Bearbeitungsstands,
• Vermeidung von Übertragungs- und Zuordnungsfehlern,
• Gewährleistung der Sicherheit und Funktionsfähigkeit des Telefonsystems sowie
• Erkennung und Verhinderung einer missbräuchlichen Nutzung.

Soweit der Anruf der Anbahnung eines Vertrags, der Erstellung eines Angebots, der Durchführung eines bestehenden Auftrags oder der Bearbeitung eines Service- oder Gewährleistungsfalls dient, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bei allgemeinen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen bestehen in einer zuverlässigen telefonischen Erreichbarkeit, einer effizienten Bearbeitung und Zuordnung eingehender Anfragen, einer nachvollziehbaren Dokumentation sowie dem Schutz unserer Kommunikationssysteme vor Missbrauch.

Soweit Daten aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten gespeichert werden, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Soweit eine freiwillige Einwilligung eingeholt wird, insbesondere für eine zusätzliche Tonaufzeichnung oder eine nicht zwingend erforderliche Qualitätsauswertung, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Innerhalb der GS Elektrotechnik GmbH erhalten ausschließlich diejenigen Mitarbeiter Zugriff auf die Daten, die diese zur Bearbeitung des Anliegens benötigen.

Für den technischen Betrieb des Telefonassistenten setzen wir einen Dienstleister als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ein. Name und vollständige Anschrift des eingesetzten Anbieters teilen wir Ihnen auf Anfrage unter info@gs-elektrotechnik.gmbh mit.

Abhängig von der technischen Ausgestaltung können darüber hinaus Dienstleister aus folgenden Kategorien eingesetzt werden:

• Telekommunikationsanbieter,
• Hosting- und Cloud-Anbieter,
• Anbieter für Spracherkennung und Sprachsynthese,
• Anbieter von KI- und Sprachmodellen,
• Anbieter von Termin- und Kundenverwaltungssystemen sowie
• IT-Support- und Wartungsdienstleister.

Die Dienstleister dürfen die Daten ausschließlich entsprechend unseren Weisungen und im Rahmen der mit ihnen geschlossenen Verträge verarbeiten. Eine Veräußerung der Gesprächs- oder Kundendaten findet nicht statt.

Im Rahmen des eingesetzten Telefon-, Cloud-, Spracherkennungs- oder KI-Dienstes können personenbezogene Daten auch an Empfänger außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt oder dort verarbeitet werden.

Eine solche Übermittlung erfolgt nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind. Je nach Empfänger erfolgt die Übermittlung auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission, einer gültigen Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework oder auf Grundlage von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO und gegebenenfalls ergänzenden Schutzmaßnahmen.

Betroffene Personen können unter info@gs-elektrotechnik.gmbh weitere Informationen zu den eingesetzten Garantien und eine Kopie der maßgeblichen Garantien anfordern. Auf Anfrage nennen wir Ihnen die konkret eingesetzten Anbieter, die Verarbeitungsländer sowie die jeweilige Übermittlungsgrundlage.

Tonaufnahmen werden nicht dauerhaft gespeichert.

Automatisch erstellte Transkripte, Zusammenfassungen, Verbindungsdaten und technische Protokolldaten werden grundsätzlich für einen Zeitraum von 90 Tagen gespeichert und anschließend gelöscht, sofern sie nicht mehr zur Bearbeitung des Anliegens benötigt werden.

Werden einzelne Angaben in ein Angebot, einen Auftrag, einen Kundendienstvorgang, eine Rechnung, eine Projektdokumentation oder eine Kundenakte übernommen, gelten für diese Daten die gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen.

Eine längere Speicherung kann erfolgen, wenn dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist oder eine gesetzliche Verpflichtung zur weiteren Aufbewahrung besteht.

Die Nutzung des Telefonassistenten ist freiwillig. Es besteht keine gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung, personenbezogene Daten über den Telefonassistenten bereitzustellen.

Ohne die Angabe der für die Kontaktaufnahme und Bearbeitung erforderlichen Informationen kann der Telefonassistent das Anliegen möglicherweise nicht bearbeiten oder weiterleiten.

Anrufende können jederzeit einen Rückruf oder die Bearbeitung durch einen Mitarbeiter verlangen. Alternativ können Anfragen per E-Mail an info@gs-elektrotechnik.gmbh oder über die auf unserer Website bereitgestellten Kontaktmöglichkeiten übermittelt werden.

Es findet keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt, die gegenüber der betroffenen Person rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

Der Telefonassistent kann Anfragen automatisiert kategorisieren, zusammenfassen, Terminvorschläge aufnehmen oder einem zuständigen Bereich zuordnen. Verbindliche Entscheidungen, Angebote, Auftragsannahmen und technische Bewertungen erfolgen jedoch durch Mitarbeiter der GS Elektrotechnik GmbH.